Übungsleiterpauschale und Personalabrechnung

Vorwort

Die Übungsleiterpauschale gem. §3 Nr. 26 EStG kann in vielerlei Hinsicht ein Fallstrick werden. Oft sind auch Vollprofis in der Personalabrechnung oder sogar extra damit Beschäftigte einfach überfragt. Auf diesen Seiten trage ich nur zusammen, was sich bisher als sichere Erkenntnis bezeichnen lässt. Der Einfachheit halber wurde die auszahlende Organisation als „Arbeitgeber“ und der Empfänger als „Arbeitnehmer“ oder „Mitarbeiter“ bezeichnet. Dass die Welt ganz und gar nicht so einfach ist, kommt weiter unten.

Steuerliche Voraussetzungen

Übersicht

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Nebenberufliche Ausübung
• steuerlich begünstigter Arbeitgeber
• Höchstbetrag in Höhe von EUR 1.848,-
• durch persönlichen Kontakt
• Dabei Wahlrecht des Arbeitgebers über den Zeitraum, in dem die Pauschale angesetzt wird
• Werbungskosten erst nach Überschreiten des Höchstbetrags

Erläuterungen

Die Übungsleiterpauschale ist ein steuerlicher Freibetrag, der sich auch in der Sozialversicherung auswirkt. Sie kann nur ausgezahlt werden, wenn folgende, steuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Nebenberufliche Tätigkeit § 3 Nr. 26 S. 1 EStG
  Nebenberuflich bedeutet ausdrücklich nicht, dass es einen Haupterwerb geben muss (R 17 Abs. 2 S. 2 LStR)! Allerdings darf die Arbeitszeit ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs nicht überschreiten. Dabei maßgeblich ist die Arbeitszeit im Kalenderjahr. In Zweifelsfällen ist zu Gunsten des Steuerpflichtigen – des Arbeitnehmers – zu entscheiden (R 17 Abs. 2 S. 1 LStR).
  Nebenberuflichkeit liegt ausdrücklich nicht vor, wenn sie Bestandteil eines Hauptberufes ist (R 17 Abs. 2 S. 5 LStR)
• Es handelt sich um Einnahmen aus einer Tätigkeit „im Dienst oder im Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer unter § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG fallenden Einrichtung zur Förderung gemmeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke“ (§§ 52 bis 54 AO)
  Abgesehen von öffentlichen Einrichtungen (wie z.B. Volkshochschulen) bedeutet das im wesentlichen, dass jeder, der Spendenquittungen (mit steuerbefreiender Wirkung) ausstellen kann, der kann auch Übungsleiter beschäftigen. Natürlich müssen die anderen Voraussetzungen ebenfalls erfüllt sein.
• Der Höchstbetrag von EUR 1.848,- ist nicht zeitanteilig aufzuteilen, wenn die Beschäftigung nicht das ganze Jahr andauert. (R 17 Abs. 8 S. 4 LStR)
  Mehrere gleichartige Tätigkeiten bewirken dabei keine mehrfache Ansetzung des Freibetrags, sie wären demnach zusammen zu rechnen!
• Einflussnahme durch persönlichen Kontakt darauf, dass sich geistige oder körperliche Fähigkeiten entwickeln (R 17 Abs. 1 S. 1 LStR)
  Dabei gehören auch Hilfsdienste wie z.B. Putzen oder Kochen, aber auch Hilfe beim Erledigen der Post zu den begünstigten Tätigkeiten (R 17 Abs. 1 S. 4 LStR)
  Eine mittelbare Förderung (z.B. durch hausinterne Schulungen) ist ausdrücklich erlaubt (H 17 „Mittelbare Förderung“ zu R 17 LStR)
• Beim Ansatz der Übungsleiterpauschale gibt es ein Wahlrecht des Arbeitgebers, über welchen Zeitraum er die Übungsleiterpauschale ansetzt. Grundsätzlich sind verschiedene Möglichkeiten denkbar, wie man EUR 1.848,- über's Jahr verteilen kann. Im wesentlichen sind es drei, die auch praktikablen Wert haben:
  
  1. Ansatz en bloc: Die Übungsleiterpauschale wird erst in vollem Umfang als Steuerfreibetrag in Anspruch genommen, danach erfolgt „normale“ Abrechnung (größenabhängig als Geringfügige Beschäftigung oder in der Gleitzone).
  2. Ansatz pro rata: Der Freibetrag wird gezwölftelt und von den laufenden Bezügen abgezogen. Die Bezüge teilen sich dadurch in einen steuerfreien (i.H.v. EUR 154,-) und einen steuerpflichtigen Anteil (der Rest).
  3. Ansatz pro rata „mit Auffüllen“: Bei diesem Verfahren werden die in den Vormonaten des laufenden Jahres nicht in Anspruch genommenen Freibetrags-Anteile nachträglich für die laufende Abrechnung verwendet.
  Wegen der Auswirkung auf die Sozialversicherungszweige werden die Unterschiede weiter unten ausgeführt. Steuerrechtlich ergibt sich nur, dass im Fall b. nicht die volle Übungsleiterpauschale angesetzt wird, wenn der Mitarbeiter in einem beliebigen Monat unter dem anteiligen Freibetrag verdient, beispielsweise durch Eintritt im laufenden Jahr.
• Der ausdrückliche Bezug auf den Ansatz von Werbungskosten ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass es sich bei Tätigkeiten, die über die Höhe der Übungsleiterpauschale hinaus ausgeübt werden, als Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit zu behandeln sind. Im Klartext bedeutet das für Beamte, Selbstständige oder Rentner, dass – sofern diese Tätigkeit die einzige Nichtselbstständige ist – die volle Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmer angesetzt werden kann.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass sich das Finanzamt für monatliche Teilbeträge nicht sonderlich interessiert. Dies drückt sich auch im Wahlrecht aus, den Lohnzahlungszeitraum als steuerpflichtigen Zeitraum zu behandeln. Kompliziert wird es aber durch die Tatsache, dass zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Abrechnungszeitraum maßgeblich ist. Grundsätzlich sind deshalb – sofern jeden Monat im Folgemonat abgerechnet wird – beide Möglichkeiten legitim: Ansatz der Bezüge im Monat der Tätigkeit und Ansatz der Bezüge im Monat der Auszahlung. Selbstredend muss der Ansatz für beide übereinstimmen.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Tätigkeit im Dezember sowohl für das alte Jahr (Tätigkeitszuordnung) als auch für das neue Jahr (Zahlungszuordnung) abgerechnet werden kann. Wird mehr als ein Monat abgerechnet, kann das natürlich zu Zuordnungsproblemen führen, wenn man die Zahlungszuordnung wählt und der Freibetrag bereits erschöpft war. Praktische Erfahrungen hat der Autor zu diesem Fall keine, es wird nach der Tätigkeitszuordnung abgerechnet.

Sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen

Wie bereits angedeutet wird der steuerpflichtige Freibetrag der Übungsleiterpauschale auch in der Sozialversicherung angesetzt. Im Klartext bedeutet das, dass alle Beträge mit Steuerfreiheit auch nicht kranken- oder rentenversichert werden (also weder als Vollbeitragszahler, z.B. in der Gleitzone, aber auch nicht als Geringfügig Beschäftigte). Dies ändert sich naturgemäß mit Überschreiten des Steuerfreibetrags, und hier wirkt sich das (steuerrechtliche) Wahlrecht des Arbeitgebers aus. Die weiteren Konsequenzen daher in Übereinstimmung mit den praktikablen Möglichkeiten (Im Hinblick darauf, dass jeder Zweig der Sozialversicherung ein eigenes Gesetzbuch spendiert bekommen hat, und darauf, dass daraus resultierend mindestens zwei, ggf. sogar vier Quellenangaben nötig wären, wurde auf die Angabe der juristischen Fundstellen in Zusammenhang mit der Sozialversicherung verzichtet – der Autor hofft auf Ihr Verständnis...):

1. Ansatz en bloc (Zunächst Inanspruchnahme des vollen Freibetrags):
   Nach Erreichen des Steuerfreibetrages wird der Mitarbeiter zum Arbeitnehmer.
   Das hört sich zwar fragwürdig an, ist aber so. Solange im Rahmen der Übungsleiterpauschale abgerechnet wird, liegt keine Tätigkeit gegen Entgelt im Sinne der Sozialversicherung vor. Dies bedeutet aber, dass die Mitarbeiter (entsprechend der DEÜV-Meldungen) in dem Augenblick eine Tätigkeit gegen Entgelt im Sinne der Sozialversicherung antreten, in dem ihre Bezüge den Freibetrag übersteigen. Bei Mehrfachbeschäftigten spielt dieser Umstand daher eine tragende Rolle: Liegt ein SV-pflichtiges Beschäftigungsverhältnis sowie eine geringfügige Beschäftigung bereits vor, so ist das Entgelt nach der Übungsleiterpauschale mit dem aus der SV-pflichtigen Beschäftigung zusammenzurechnen. Aufwändig vor allem dann, wenn diese SV-pflichtige Beschäftigung eine Gleitzonenabrechnung ist.
   Kurz und knapp: Beim En-bloc-Modell sind alle Mitarbeiter nach dem Überschreiten der Übungsleiterpauschale wie neu angestellte Geringfügige (oder je nachdem) zu behandeln.
   Erklärungen zur Rentenversicherung (Wahlrecht, die Differenz bis zum Regelbeitrag aus eigenen Mitteln aufzufüllen) müssten ihre Gültigkeit behalten, da die Tätigkeit ja nicht neu aufgenommen wird. Eine eindeutige Regelung ist dem Autoren aber nicht bekannt. Da Sie aber sowieso verpflichtet sind, die Voraussetzungen für die Abrechnung als geringfügig Beschäftigte zu überprüfen, könnten Sie sich bei dieser Gelegenheit auch nach diesem Wahlrecht gleich mit erkundigen.
   Der Vollständigkeit halber: Sollte ein Mitarbeiter nach Überschreiten des Freibetrags einen vollen Monat lang nicht tätig sein, fängt das Spiel von vorne an, sofern Sie keine Unterbechungsmeldung abgegeben haben. Durch die Vorschriften der DEÜV wirkt sich nun aber die Arbeitgeberwahl des Steuerzeitraums aus:
   • Bei Zuordnung des Abrechnungszeitraums zum Tätigkeitszeitraum wird automatisch mit jeder DEÜV-Meldung automatisch eine Abmeldung folgen (bzw. im ersten Monat eine gleichzeitige An- und Abmeldung), da im Monat, in dem abgerechnet wird, kein Entgelt abgerechnet werden dürfte, weil nur zurückliegende Zeiträume abgerechnet werden. Der laufende Monat stellt also eine „Beschäftigungslücke“ von dreißig Tagen dar, ab der eine Abmeldung zu machen wäre.
   • Bei Zuordnung des Abrechnungszeitraums zum Abrechnungszeitraum passiert zwar im wesentlichen dasselbe, allerdings (bezogen auf den Meldezeitraum) um einen Monat versetzt zur ersten Alternative. Die Abmeldungen, die beim ersten Verfahren durch die Verzögerung zwischen Tätigkeits- und Auszahlungsmonat entstehen, entfallen hier allerdings ersatzlos, da ja in der Regel im laufenden Monat abgerechnet wird und so keine „Beschäftigungslücke“ entsteht. Problematisch bleiben – wie oben ausgeführt – Rückrechnungen über mehr als einen Monat hinweg.
   Der Vorteil des En-Bloc-Modells liegt im wesentlichen darin, dass die ständigen An- und Abmeldungen gemäß DEÜV erst nach dem Überschreiten der Übungsleiterpauschale anfangen. Die Pro-Rata-Varianten (siehe unten) könnten meldetechnisch wesentlich aufwändiger werden, vor allem bei wechselnden Monatsbezügen.
2. Ansatz pro rata (Aufteilung des Freibetrags auf einen monatlich gleichbleibenden Anteil, d.h. EUR 154,-):
   Zunächst ist dies die einfachste Methode, vor allem bei mehreren betroffenen Mitarbeitern: Von sämtlichen Bezügen wird einfach der monatliche Anteil abgezogen, der Rest wird normal abgerechnet. Auswirkung wie ein Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte. Nachteil für den Mitarbeiter: Wird der anteilige Freibetrag in einem Monat nicht vollständig in Anspruch genommen, verfällt er. In Rücksicht darauf gibt es noch die folgende Alternative:
3. Ansatz pro rata „mit Auffüllen“ (Inanspruchnahme des Freibetrages in Höhe des rechnerisch auf den bisher aufgelaufenen Betrag, der sich aus dem Produkt des monatlichen Anteils mal der bereits vergangenen Monate des abgerechneten Jahres ergibt):
   Bei weitem die aufwändigste Methode.
   Jeden Monat wird vom bisher und aktuell abzurechnenden Bezug der aufgelaufene monatliche Freibetragsanteil abgezogen. In einer kurzen Faustregel könnte man vielleicht sagen: „Halbes Jahr, halbe Pauschale“. Man macht also im wesentlichen das gleiche wie bei der Variante pro rata, allerdings bezieht man sich dabei auf die aufgelaufenen Jahressummen. Vorteil für den Mitarbeiter: Es fällt kein Freibetragsanteil „unter den Tisch“, sondern wirkt sich in voller Höhe aus. Vorteil für den Arbeitgeber: Abgesehen von den DEÜV-Unterbrechungen bei Wahl des Tätigkeitsmonats als Abrechnungszeitraum kommen keine ständig neuen Beurteilungen zur Sozialversicherungspflicht – falls sich die Tätigkeit nicht jeden Monat gravierend ändert. Bei wechselnder Tätigkeitsdauer in den einzelnen Monaten wird es allerdings ein ziemlich undurchsichtiges Gerechne, in der Praxis nur vom Computer mit annehmbaren Aufwand zu bewätligen.

Der Verband der Rentenversicherungsträger empfiehlt, die Übungsleiterpauschale pro rata anzusetzen. Man verspricht sich davon eine möglichst kontinuierliche sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, was ja auch zutrifft, wenn die Höhe der Bezüge nur innerhalb eines geringen Rahmens schwanken. Bei Sportvereinen oder Volkshochschulen dürfte dies der Regelfall sein, in der freien Wohlfahrtspflege gibt es aber Betreuungen, bei denen sich die Bezüge mittelbar durch den Bedarf in Familien ergibt, und die können deutlich schwanken, insbesondere bei der sog. „Pflege bei Verhinderung der Pflegeperson“.

Alles in allem sollten sich Arbeitgeber aber einmal für ein Abrechnungssystem entscheiden und dieses dann auch durchhalten. Häufiger Wechsel dürfte auch auf entschlossenen Widerstand von Buchprüfern, Finanzamt und/oder Sozialversicherungsträgern stoßen.

Rechenbeispiele

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde im folgenden auf Rechenbeispiele für das Wahlrecht, den Zahlungszeitraum als Abrechnungszeitraum zu behandeln, verzichtet. Für einen erfahrenen Personalbuchhalter dürfte es ein Leichtes sein, die entsprechenden Resultate abzuwandeln.

Beispiele für gleichbleibende Bezüge

Monatlich unter EUR 154,-

Beispiele trivial; die Freibeträge fallen teilweise unter den Tisch, können aber nicht überschritten werden. Meldungen an die Sozialversicherungsträger werden keine fällig.

Monatlich zwischen EUR 154,01 und EUR 400,-

Monate, die per DEÜV gemeldet werden müssen, sind farbig hinterlegt.

Bei späterem Eintritt verlagert sich der Beginn nur bei der Inanspruchnahme pro rata mit Auffüllen:

Monatlich zwischen EUR 400,01 und EUR 554,-

Monate, die per DEÜV gemeldet werden müssen, sind farbig hinterlegt.

Die pink hinterlegten Zeiträume können nicht im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung abgerechnet werden!!! Es ist – unabhängig von einer weiteren Beschäftigung – grundsätzlich wenigstens in diesen Zeiträumen eine Gleitzonen-Abrechnung durchzuführen (bei weiterer Beschäftigung kann abhängig von der Konstellation volle Beitragspflicht entstehen).

Bei späterem Eintritt verlagert sich der Beginn nur bei der Inanspruchnahme pro rata mit Auffüllen:

Was für den Eintritt gilt, ist natürlich entsprechend für den Austritt anzuwenden, denn es gilt der Grundsatz, dass in bereits abgerechnete Zeiträume nicht nachträglich eingegriffen werden darf!

Beispiele für wechselnde Bezüge

Bei wechselnden Bezügen ist natürlich jeden Monat auf's Neue eine eventuell entstehende Sozialversicherungspflicht auszurechnen. Wegen der vielen verschiedenen Fallmöglichkeiten wurden nur wenige Tabellen erstellt. Sollte sich ein Fall ergeben, der sich partout nicht aus den Beispielen ergibt, rufen Sie am besten Ihre Krankenkasse an und sprechen mit Ihrem Firmenberater.

In dieser Tabelle bedeuten die beiden pink hinterlegten Zellen nicht unbedingt, dass in der Gleitzone abgerechnet werden muss! Grundsätzlich ist der SV-pflichtige Zeitraum mit seinem Durchschnitt zu bewerten; ist beispielsweise absehbar, dass in den Monaten September bis Dezember (wie im vorliegenden Fall) insgesamt ein Durchschnitt unter EUR 400,- herauskommt, kann als geringfügig abgerechnet werden: Bezüge von September bis Dezember insgesamt EUR 1.554,-. Der Durchschnitt beträgt also EUR 388,50 und ist damit unter der Grenze zur Abrechnung in der Gleitzone. Dies muss aber vorher bereits zu erkennen sein. Normalerweise würde wohl in der Gleitzone abgerechnet.

Ähnlich liegt der Fall bei den beiden gelb markieren Beträgen. In diesen beiden Fällen liegt aber der Durchschnitt vorher erkennbar (also im Zeitpunkt der Abrechnung) unter EUR 400,-, was eine Abrechnung als geringfügig möglich macht.

Sonderzahlungen

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld werden nicht für den Zeitraum ausgezahlt, in dem sie gezahlt werden, sondern in der Regel für das ganze Kalenderjahr. In die Berechnung des Durchschnitts fließen sie in der Höhe ein, der auf den SV-pflichtigen Anteil des Arbeitsjahres trifft. So kann in allen drei Fällen (en bloc und die beiden pro-rata-Varianten) durchaus der Durchschnitt geringer sein als die zu meldenden DEÜV-Bezüge! Im obigen Beispiel würden die Anteile eines Weihnachtsgeldes nur mit 5/12 im Falle der En-bloc-Version und mit 9/12 bei beiden pro-rata-Varianten bei der Durchschnittsberechnung zu Buche schlagen. Per DEÜV zu melden sind aber selbstverständlich die tatsächlich ausgezahlten Bezüge, falls darin enthalten wie in der Tabelle (falls nicht wäre das Weihnachtsgeld dazuzuzählen, eventuell mit SV-rechtlichen Konsequenzen).

Konsequenzen für Arbeitslose

Wie oben bei den steuerlichen Voraussetzungen bereits ausgeführt kann auch eine arbeitslose Person nebenberuflich tätig sein und damit Übungsleiterpauschale beziehen. Die Auswirkungen sind rechtlich noch nicht abschließend erfasst. Bislang ergab sich in der Praxis folgendes Bild:

• Keine Anrechnung der Bezüge im Rahmen der Übungsleiterpauschale auf das Arbeitslosengeld I.
• Anrechnung der Bezüge im Rahmen der Übungsleiterpauschale aus das Arbeitslosengeld II.

Wie bereits angedeutet muss diese bisherige Erfahrung aber nicht verbindlich gelten, da es sich immer um die Ergebnisse von Einzelfallprüfungen handelt. Eine Anfrage an die Bundesagentur für Arbeit zeitigte noch keine Ergebnisse (und da der Autor vermutet, dass dort etwas schwer wiegendere Probleme gewälzt werden, geht er auch von keiner übermäßig schnellen Antwort aus). Die Dauer bis zum Eintreffen einer Antwort dürfte auch noch durch weitere Komplikationen verzögert werden, weil im Falle der Verhinderungspflege („Pflege bei Verhinderung der Pflegeperson“, oben bereits kurz angesprochen) unter Umständen eine zweckbestimmte Einnahme vorliegt (weil mit der Pflegekasse abgerechnet wird), die nicht auf ALG II angerechnet wird. Der Autor ist aber auf die Antwort der Bundesagentur redlich gespannt.

© 04.12.2006, Michael Wapp, Geprüfter Bilanzbuchhalter (IHK)